Le concept du flex office s’invite de plus en plus dans les entreprises. Son principe est d’aller à contre-courant dans la façon dont on aménage les espaces de travail afin de les rendre plus intelligents et plus pratiques. Il s’agit de créer différentes zones de travail séparées selon les besoins collectifs et individuels des collaborateurs. On aménage des postes de travail fixes ainsi que des espaces flexibles et modulables tout en mixant plusieurs environnements.
Dans un flex office, chacun trouve facilement l’espace selon ses besoins immédiats, qu’il réalise quotidiennement ses missions au sein de l’entreprise ou travaille de manière nomade dans le cadre d’une organisation hybride. Le flex office, c’est aussi permettre à ses salariés d’exercer leurs missions où qu’ils soient et d’accéder aisément à tout ce dont ils ont besoin pour ce faire. Leur mobilité peut ainsi s’opérer dans les meilleures conditions.
Cependant, bien que ce concept soit avantageux à plusieurs niveaux, force est d’admettre qu’il s’avère délicat à mettre en place Plus qu’une simple refonte des zones de travail, il implique une profonde modification de tout le fonctionnement interne. Il est cependant possible de faciliter le passage au flex office en suivant les pistes que nous aborderons en détail dans cet article.
Utilisez une application pour gérer vos espaces et salariés
Le virage vers le flex office ne se négocie pas n’importe comment. Ainsi, pour mettre toutes les chances de votre côté, il apparaît plus opportun de s’aider d’une application dédiée visant à faciliter la gestion des espaces de travail. Si l’on se réfère à MOFFI, un tel logiciel applicatif confère de nombreux avantages aux entreprises qui souhaitent s’approprier le concept du flex office.
En clair, l’outil vous permet une gestion et une optimisation aussi infaillibles que dynamiques de vos postes de travail et vous aide à exploiter tout le potentiel de votre local. En seulement quelques clics, chacun de vos collaborateurs aura une visibilité sur les salles et bureaux disponibles au sein de votre entité. Après avoir identifié l’espace dont il a besoin, il n’a plus qu’à réserver celui-ci. En tant que dirigeant, vous aurez un aperçu à 360° et en temps réel sur tous vos espaces ainsi que leur occupation.
Le plus intéressant avec ce genre d’application est qu’elle permet à vos collaborateurs d’exercer au sein de plus de 1 500 espaces de travail partenaires (espaces de coworking, incubateurs, hôtels, centres d’affaires…). Cela se révèle intéressant dans l’éventualité où les espaces qui leur conviennent au sein de votre bâtiment seraient déjà tous occupés. De même, cette possibilité facilite la mobilité des salariés. L’utilisation de logiciel est aussi pour vous l’occasion de développer le télétravail.
Dans tous les cas, l’outil vous permet de gérer efficacement vos salariés, lesquels ne sont plus affectés à un lieu ni à un bureau fixe tout en leur offrant plus de flexibilité. En temps réel, chacun d’eux peut vous indiquer l’espace dans lequel il travaille. D’ailleurs, l’application a la capacité de se connecter aux différents outils au sein de votre entreprise.
Passez par un prestataire pour gérer vos bureaux en flex office
Il s’agit aussi de choix judicieux si vous voulez que l’intégration du flex office dans votre entreprise se fasse facilement et dans les meilleures conditions. Bien que cela génère des coûts, notez qu’il ne s’agit pas là d’une dépense, mais d’un investissement particulièrement intéressant. Vous profitez d’une solution clé en main puisque le prestataire met à votre disposition un logiciel de gestion pouvant s’adapter à la virgule près aux besoins de vos équipes et votre organisation de travail en général.
Vous pourrez y intégrer l’ensemble de vos bureaux privatifs, salles de réunion, espaces partagés ou encore de créativité. La configuration est également 100% personnalisable puisque vous pouvez créer des groupes de collaborateurs par domaine d’activité (marketing, comptabilité, technique…) et définir des règles pour la réservation d’espaces et pour le télétravail. Par exemple, vous pouvez indiquer que vos collaborateurs ne pourront déclarer jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine.
Facilitez le télétravail de vos employés
Le flex office peut se conjuguer parfaitement avec le télétravail. De nombreuses entreprises qui ont déjà joué la carte du bureau flexible l’ont d’ailleurs vivement encouragé. Pour faciliter le travail à distance, il s’agit en tout premier lieu d’établir une charge de télétravail bien précise et détaillée. Ensuite, il faut bien s’équiper : outils de communication, plateforme de travail collaboratif, outils de suivi des tâches et de mesure des performances, équipements de travail pour les salariés… Puis, ne lésinez surtout pas sur la cybersécurité.
