Apparu dans les années 70, le workflow est un concept qui a fait ses preuves depuis bien des décennies. Il a connu de nombreuses améliorations en raison du développement des technologies et apparaît aujourd’hui comme une méthode incontournable dans les entreprises. Mettre en place un workflow pertinent présente en effet de nombreux avantages pour ces dernières. Afin de mieux comprendre les tenants et les aboutissants, nous vous proposons de découvrir tout ce qu’il faut savoir sur le workflow.
Qu’est-ce qu’un workflow, quelle est son utilité ?
En français, un workflow signifie « flux de travail ou flux opérationnel ». Il s’agit de l’ensemble des étapes d’un processus de travail, nécessaire à l’accomplissement d’une tâche spécifique ou à la réalisation d’un projet. Il met en scène plusieurs acteurs, dont les salariés, les fournisseurs, les employeurs, etc. Ainsi, le rôle d’un workflow est de parvenir à l’accomplissement d’une tâche ou à la réussite d’un projet au sein d’une entreprise. Il participe également à l’optimisation des opérations de la société et à l’accroissement de la productivité des travailleurs. Comme on peut le lire sur le site my-flow.fr, il existe trois grands types de workflows, à savoir :
- le workflow de processus,
- le workflow de cas,
- le workflow de projet.
Le workflow de processus est le plus employé au sein des entreprises. Il est utilisé pour les tâches répétitives et prévisibles, dont les résultats sont connus avant même la mise en place du workflow. En vous rendant sur un site spécialisé en solutions de gestion automatisée, vous trouverez une équipe de professionnels pour vous aider à l’utilisation de ce type de workflow.
Parmi les différents workflows de processus, on retrouve la validation de facture, l’intégration des employés, etc. Concernant le workflow de cas, il est employé pour effectuer des tâches imprévisibles. Il s’agit par exemple du ticket de service d’assistance informatique. Pour connaître les résultats d’un tel workflow, une enquête est nécessaire. Le workflow de projet, quant à lui, il est adapté aux projets mettant en relation plusieurs parties prenantes.
Comment les workflows peuvent-ils améliorer la productivité et l’efficacité ?
L’intégration du workflow dans les entreprises permet d’optimiser le suivi des activités au sein de celles-ci. On peut de ce fait constater une amélioration de la productivité et de l’efficacité des entreprises. En effet, grâce à un outil de workflow, les processus d’affaires sont simplifiés. Concrètement, les tâches manuelles sont limitées en vous permettant de gagner un temps considérable.
De plus, avec un système de workflow, vous pourrez avoir une vue sur les tâches à prioriser, afin de traiter à temps les demandes provenant de vos clients. Notez également qu’un outil de workflow permet de situer clairement les responsabilités. À chaque étape d’un projet, vous pourrez connaître les missions et rôles de chaque intervenant. Ces derniers peuvent par ailleurs recevoir à temps des notifications leur rappelant les tâches qu’ils doivent accomplir.
Comment pouvez-vous créer un workflow pour votre propre entreprise ?
La création d’un workflow pour son entreprise est un exercice simple dont vous pouvez confier la gestion à un professionnel ou le réaliser vous-même. Dans le premier cas, il vous suffira d’expliquer à ce dernier le projet que vous souhaitez réaliser. Vous devez aussi lui rappeler les intervenants sur le projet, leurs missions et toute autre information pouvant l’aider dans la mise en place du workflow.
Si vous décidez en revanche de créer vous-même votre workflow, vous devrez vous rendre sur un générateur de workflow en ligne. Sur une telle plateforme, vous trouverez des modèles de workflow, parmi lesquels vous devrez choisir celui qui correspond au mieux à votre situation. Vous devrez ensuite éditer le modèle afin de le personnaliser. Dans ce cadre, vous devrez donner un titre, définir les déclencheurs, ajouter des actions, etc. Vous pourrez également modifier le modèle existant, en changeant les couleurs, les caractères, etc. Pour finaliser votre travail, il vous faudra effectuer un test, puis importer votre workflow en le téléchargeant.
